Rozsądne i przemyślane planowanie inwestycji, zwłaszcza pod względem finansowym, nabrało w ostatnich latach szczególnego znaczenia. Kluczem do sukcesu wydaje się być ciągła i efektywna kontrola kosztów realizowana podczas całego procesu inwestycyjnego. Ma ona ogromne znaczenie już w początkowej fazie inwestycji.
Wyzywania, przed jakimi stanął rynek nieruchomości pokazują, że zarządzanie i kontrola kosztami powinny towarzyszyć inwestycji począwszy od pierwszych wstępnych analiz i opracowań koncepcyjnych, poprzez fazę realizacji, aż do ostatecznego rozliczenia budowy. Tylko takie podejście zapewnia maksymalną optymalizację kosztów i satysfakcjonujący wynik finansowy.
Niestety, bardzo często pierwsze etapy procesu inwestycyjnego rozstrzygają się bez skutecznej kontroli kosztów. Wielu inwestorów przyjmuje założenie, iż do zaplanowania inwestycji i uzgodnienia koncepcji architektonicznej wystarczy udział architekta i ewentualnie projektantów branżowych. W rezultacie takich działań powstają budżety inwestycji nieprzystające do realiów rynkowych a także nieuwzględniające ryzyk i specyficznych warunków związanych z lokalizacją inwestycji, co prowadzi do wzrostu kosztów na późniejszych etapach.
Przygotowanie terenu
Początek każdej inwestycji jest nierozerwalnie związany z wyborem właściwej lokalizacji. Decyzję o zakupie danego terenu poprzedzają z reguły szczegółowe analizy wpływu statusu prawnego działki na inwestycję. Równolegle powinno być prowadzone studium wykonalności inwestycji pod kątem techniczno-finansowym. Jest to także moment formowania głównych założeń i parametrów inwestycji dotyczących m.in. rodzaju/przeznaczenia inwestycji, wielkości, standardu, proponowanego budżetu, czasu realizacji, oczekiwanej stopy zwrotu inwestycji.
Na podstawie wytycznych inwestora architekt opracowuje wstępną i bardzo ogólną koncepcję zagospodarowania terenu inwestycji. Na tym etapie szczególnie ważne w kwestii kontroli kosztów jest po pierwsze: zidentyfikowanie możliwie najszerszego spectrum ryzyk i czynników wpływających na inwestycję. Trzeba podkreślić, iż ryzyka te mogą w znacznym stopniu wpłynąć na proponowany model inwestycji lub wręcz spowodować, iż będzie ona nieopłacalna.
Warto tu wymienić kilka najczęściej spotykanych ryzyk dotyczących terenu inwestycji, które mogą rzutować na koszty: nierozpoznane warunki gruntowe(poziom zalegania gruntów nośnych, poziom wód gruntowych, skażenia gruntów skutkującego koniecznością przeprowadzenia żmudnej i kosztownej procedury rekultywacji terenu), ukształtowanie terenu (wymagana makroniwelacja), istniejąca zabudowa i zieleń (koszty wyburzeń i wycinki oraz opłat administracyjnych), lokalizacja infrastruktury technicznej (woda, kanalizacja energia elektryczna, drogi).
W następstwie oszacowania ryzyk, przy udziale architekta i członków zespołu inwestora przystępuje się do opracowania wstępnej wersji budżetu pozwalającej na ocenę wykonalności i opłacalności inwestycji i weryfikacje założeń inwestora.
Projektowanie
Pomyślne zakończenie fazy wstępnej planowania inwestycji powinno prowadzić do wykonania przez architekta szczegółowej koncepcji architektonicznej zawierającej wytyczne odnośnie planowanych rozwiązań architektonicznych, konstrukcyjnych, wykończeniowych i instalacyjnych a także o ile to możliwe zdefiniowane w przybliżeniu zakresu prac związanych z przyłączeniem planowanej inwestycji do istniejącej infrastruktury. Ten etap prac pozwala na weryfikację założeń przyjętych we wstępnej wersji budżetu, a tym samym daje szansę pełniejszej kontroli nad budżetem inwestycji.
Trzeba jednak pamiętać, że etap projektowy niesie ze sobą wiele potencjalnych ryzyk, które mogą mieć zasadniczy wpływ na koszty inwestycji, w tym także na czas jej zakończenia. Brak kontroli nad optymalizacją zaproponowanych przez projektantów rozwiązań może doprowadzić do przeprojektowania i użycia drogich materiałów (podczas, gdy na rynku dostępne są tańsze odpowiedniki), co zdecydowanie podniesie koszty inwestycji, zastosowanie materiałów niezgodnych z przeznaczeniem obiektu będzie stale podnosiło jego koszty eksploatacyjne, brak koordynacji międzybranżowej nie tylko podniesie koszty, ale też spowolni inwestycję, stąd tak ważne jest by nad pracami projektowymi czuwać pod względem kosztów.
Dysponując właściwie zoptymalizowaną pod względem kosztów koncepcją i znając ogólne założenia specyfikacji technicznej opracowane przez architekta, specjalista od kontroli kosztów, bazując na doświadczeniu i wiedzy, analizach porównawczych, znajomości rynku budowlanego, jest w stanie oszacować budżet projektu z dokładnością 5-10 proc. uwzględniając przy tym większość ryzyk inwestycji. Dokładność tego rzędu na tak wczesnym etapie inwestycji umożliwia podjęcie przemyślanej decyzji biznesowej o kontynuowaniu lub zawieszeniu dalszych działań przy stosunkowo niskim zaangażowaniu kapitału, co tym samym chroni inwestora przed poważnymi stratami.
Dysponując ciągła kontrolą kosztów i informacjami o wpływie rozważanych rozwiązań na budżet, inwestor jest w stanie podejmować przemyślane i rozsądne decyzje odnośnie standardu inwestycji. To z kolei umożliwia uzgodnienie i opracowanie przez architekta wytycznych do projektowania (tzw. „clients brief”) wg których mają być prowadzone dalsze prace projektowe na etapie projektu budowlanego i uzyskania pozwolenia na budowę. Świadomość wyzwań związanych z etapem przygotowania inwestycji daje pewność, że planowana inwestycja będzie zoptymalizowana pod względem kosztów, a tym samym, że zakładana stopa zwrotu jest realna do osiągnięcia.
Zadania kontrolera kosztów na inwestycji
- Wspomaga etap planowania inwestycji poprzez analizy kosztowe poszczególnych rozwiązań urbanistyczno-architektonicznych, identyfikację ryzyk kosztowych (m.in. warunki gruntowe, wymagania dotyczące infrastruktury technicznej i drogowej, ograniczenia planistyczne)
- Opracowuje budżetu inwestycji w oparciu o wybraną koncepcję architektoniczną
- Kontroluje i weryfikuje budżetu na etapie projektowania by przeciwdziałać nieuzasadnionemu wzrostowi kosztów
- Optymalizuje koszty (tzw value engineering), rekomenduje zmiany, monitoruje ryzyka finansowe
- Zarządza procedurą przetargową i wyłonieniem wykonawcy robót, jako element kontroli budżetu inwestycji
- Zarządza i kontroluje koszty na etapie realizacji inwestycji
- Przygotowuje rozliczenie końcowe inwestycji
Grzegorz Prusiewicz, Dyrektor Techniczny w Turner & Townsend posiadający piętnastoletnie doświadczenie na polskim rynku. Specjalizuje się w zakresie kontroli i zarządzania kosztami inwestycji, value engineering.
Grzegorz dołączył do Turner & Townsend w 2011 przynosząc ze sobą bogate doświadczenie w pracy na projektach na terenie całej polski. Ostatnie realizację, nad którymi pracował to m.in. Centrum Handlowe Europa Centralna w Gliwicach, Centrum Handlowe Galeria Młyn we Wrocławiu.