Firma CBRE zaprezentowała wizję biura przyszłości, które powstało w oparciu o nową filozofię miejsca pracy wspierającego idee współpracy, przepływu informacji, pracy zespołowej, pracy projektowej. Miesiąc wcześniej firma zmieniła nie tylko siedzibę, przenosząc się z 12 piętra budynku Rondo 1 w Warszawie, na piętro 24, ale także wprowadziła innowacyjną strategię środowiska pracy – tzw. elastyczne biuro.
Warszawa jest szóstym biurem CBRE na świecie, po Amsterdamie, Madrycie, Los Angeles, Chicago i Pradze, które zaadaptowało koncepcję “Workplace 360”, autorski program nowoczesnych strategii środowiska pracy, stworzony przez wewnętrzny zespół Workplace Consultancy.
Nowa filozofia miejsca pracy wspiera idee współpracy, przepływu informacji, pracy zespołowej, pracy projektowej. Różne stanowiska pracy służą różnym celom w zależności od konkretnego projektu i zespołu, który nad nim pracuje. Nie istnieje odgórnie przygotowany plan rozlokowania pracowników, nikt nie posiada własnego stanowiska pracy, każdy może dowolnie wybierać swoje miejsce. Jeśli pracownik potrzebuje miejsca pracy w skupieniu i ciszy, ma możliwość używania jednego z licznych, zaprojektowanych w nowym biurze CBRE, tzw. pokoi pracy indywidualnej. Jeśli natomiast zespół dedykowany do danego projektu potrzebuje przez kilka dni pracować razem, może użyć jednego z kilku pokoi spotkań.
Według CBRE, wykorzystanie stanowisk pracy w tradycyjnie zaaranżowanych biurach rzadko kiedy przekracza 70%. Wskaźnik ten waha się w zależności od branży i specjalizacji biura. Dla CBRE największą frekwencję, sięgającą 70%, odnotowuje się we wtorki po południu, natomiast w piątki po przerwie obiadowej spada ona do 30 – 35%. Oznacza to, że nawet kiedy w biurze panuje największy ruch, aż trzy na dziesięć stanowisk pracy pozostają niezajęte.
Efektywność, elastyczność i atrakcyjność są najważniejszymi powodami, dla których firmy biorą pod uwagę zastosowanie nowej strategii miejsca pracy. Nowoczesne biura są elastyczne i łatwo dają się przystosować do teraźniejszych i przyszłych potrzeb, co oznacza mniej przeprowadzek. Są też atrakcyjne, doceniane przez nowe pokolenia pracowników, którzy coraz częściej wybierają firmę nie tylko ze względu na profil działalności, ale na atmosferę w miejscu pracy oraz nowoczesny design.
- Fundamentalnym etapem opracowania strategii jest szczegółowa analiza sytuacji najemcy, czyli seria dogłębnych wywiadów. Omawiane są m.in. kultura organizacyjna, procesy biznesowe, wizja przyszłości oraz mobilność. Następnym etapem jest obserwacja i pomiary przeprowadzane w celu ustalenia np. o jakich porach do biura przychodzi najwięcej i najmniej osób, jakie są zasady współpracy pomiędzy departamentami, jak wyglądają zebrania, spotkania, przerwy oraz pozostałe zmienne. Następnie formułowane są założenia określające m.in. kto pracuje na zasadzie nienormowanego czasu pracy, jakie departamenty powinny zostać umiejscowione w określonych strefach biura, które działy regularnie współpracują ze sobą oraz jakie mogą być ewentualne wyjątki - mówi Karina Kreja, zastępca dyrektora działu doradztwa budowlanego w CBRE, specjalizująca się w strategiach środowiska pracy i projektowaniu.
Obrana strategia często zakłada zmniejszenie liczby stanowisk pracy, nawet o 30%, dzięki np. wykorzystywaniu jednego biurka przez więcej osób, pracę projektową oraz wyposażenie stanowiska w najnowsze technologie. Aby zastąpić system, w ramach którego każdy pracownik ma własne biurko, w biurach urządza się więcej sal do spotkań, co umożliwia pracę w niewielkich zespołach oraz więcej wspólnych przestrzeni sprzyjających spontanicznym kontaktom i nieformalnym spotkaniom. Wynikiem takich zmian są często lepsza współpraca, nowatorskie pomysły i innowacyjne rozwiązania wynikające ze swobodnej wymiany myśli i złamania rutyny. W biurach powstają też dodatkowe przestrzenie przeznaczone do cichej pracy, a także strefy relaksu.
- Nawet jeżeli firma nie jest gotowa na przyjęcie nowej strategii, może wykorzystać pewne elementy i rozwiązania, które przyczynią się do wzrostu efektywności pracowników i atrakcyjności biura. Nowa aranżacja otwartych przestrzeni, nowoczesne wyposażenie części wspólnych czy ładna, duża kuchnia z jadalnią, mogą przyczynić się do zwiększenia interakcji w biurze – mówi Iwona Pasik, starszy architekt w dziale doradztwa budowlanego, autorka projektu nowego biura CBRE.